Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Neuregelung für den B2B-Bereich in Kraft: Die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Diese Änderung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das am 27. März 2024 verabschiedet wurde, und hat weitreichende Konsequenzen für Unternehmen in Deutschland.
Vergleichbare Innovationen zeigten sich zuvor bereits in anderen EU-Mitgliedstaaten sowie einigen Drittländern. Das übergeordnete Ziel dieser neuen Regelung ist die Einführung eines europaweiten elektronischen Meldesystems, das im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission die Digitalisierung der Umsatzsteuer vorantreiben, um unter anderem Betrugsfälle leichter aufzudecken. Die E-Rechnung bildet dabei einen zentralen Baustein dieses Maßnahmenpakets.
Was ist eine E-Rechnung?
Mit der neuen Regelung wird zunächst vor allem der Begriff der Rechnung neu definiert: Ab 2025 wird nur noch zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Wichtig ist hierbei, dass eine elektronische Rechnung nicht einfach nur eine im elektronischen Format (z.B. als PDF) übermittelte Rechnung ist. Vielmehr handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Datenformat gemäß der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine automatische Verarbeitung möglich wird, und somit den Voraussetzungen der diesbezüglichen CEN-Norm entspricht. Diese Vorgabe schränkt die zulässigen Formate erheblich ein. Zu den anerkannten Formaten zählen beispielsweise die XRechnung, das hybride ZUGFeRD-Format sowie Kombinationen aus PDF- und XML-Dateien. Auch das EDI-Verfahren bleibt unter bestimmten Bedingungen weiterhin anwendbar.
Was ändert sich für Unternehmen?
Trotz der neuen Anforderungen bleiben einige bewährte Praktiken bestehen. Der elektronische Übermittlungsweg per E-Mail bleibt unverändert, auch wenn der Einsatz von (Kunden-)Portalen zunehmend an Bedeutung gewinnt. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren bleibt ebenfalls erhalten. Allerdings ist darauf zu achten, dass das übermittelte Datenformat auch während der Aufbewahrung beibehalten wird, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.
Die E-Rechnungspflicht gilt für steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands. Als „innerdeutsch“ gilt ein Unternehmen, wenn es seinen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland hat. Auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthaltsort in Deutschland reicht aus, falls kein fester Sitz besteht. Es spielt keine Rolle, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind lediglich Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und steuerfreie Leistungen.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Aufgrund des zu erwartenden Umsetzungsaufwands gibt es Übergangsregelungen bis 2028, die Unternehmen eine gewisse Erleichterung bieten sollen. Diese Übergangszeit soll den Unternehmen ermöglichen, die notwendigen Systeme und Prozesse für die E-Rechnung einzurichten und einen sanfteren Übergang gewährleisten. Von einem anfänglichen Vorrang der E-Rechnung gegenüber sonstigen Rechnungen bis Ende 2026, bei Zustimmung des Rechnungsempfängers, bis hin zur schlussendlich finalen Ablöse. Für Kleinunternehmen ist sogar eine verlängerte Frist bis 2028 vorgesehen.
Es ist jedoch ratsam, dass Unternehmen sich so früh wie möglich auf die Umstellung vorbereiten. Sowohl Rechnungsaussteller als auch -empfänger müssen sicherstellen, dass sie ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sind, E-Rechnungen auszustellen, zu versenden, zu empfangen und zu verarbeiten. Besonders für Empfänger ist schnelles Handeln gefragt, da sie ab diesem Datum in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen – etwaige Übergangsfristen gelten lediglich für die Ausstellung. Eine Zustimmung des Empfängers ist ab 2025 nicht mehr erforderlich, sofern es sich um eine E-Rechnung gemäß den neuen Vorgaben handelt. Rechnungen an Endverbraucher bleiben hingegen von dieser Pflicht unberührt. Neben der Anpassung der Systeme und Sicherstellung einer vorschriftsgemäßen technischen Infrastruktur ist es erforderlich, dass die Mitarbeiter im Rechnungswesen und in der IT-Abteilung umfassend geschult und auf den Übergang vorbereitet werden. Außerdem ist es ratsam frühzeitig mit den Geschäftspartnern in den Austausch zu gehen und sicherzustellen, dass beide Seiten für den E-Rechnungsverkehr bereit sind. Um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und mögliche Haftungsrisiken vermieden werden, kann es sinnvoll sein, rechtlichen Rat einzuholen. Eine umfassende Beratung hilft dabei, alle Aspekte der E-Rechnungspflicht zu verstehen und korrekt umzusetzen.
Insgesamt stellt die E-Rechnungspflicht ab 2025 eine erhebliche Umstellung dar, die Unternehmen jedoch auch zahlreiche Chancen bietet, ihre Prozesse zu modernisieren, bestehende Abläufe zu optimieren und zukunftssicher zu gestalten.
Autorin: Sarah Rott
